Avec Hosted SharePoint, vous pouvez conserver tous vos documents dans un seul et unique environnement central. Cela signifie que vous avez accès à vos documents où que vous vous trouviez sur la planète via une simple connexion Internet. Donc, si vous êtes en déplacement chez un client, vous pouvez aisément consulter et modifier les documents nécessaires (offres, conditions générales de vente, etc.).

    Webidees Hosted SharePoint ne requiert aucune installation locale sur vos ordinateurs. L’entièreté de l’environnement SharePoint tourne sur des serveurs hautement sécurisés au sein de notre réseau. Cela implique que vous ne devez pas vous charger vous-même de l’installation ou de l’entretien. Par conséquent, en confiant votre environnement SharePoint à un spécialiste, vous pouvez vous concentrer davantage sur votre cœur de métier. L’hébergement externe offre de très nombreux avantages complémentaires, tels que la sauvegarde, les connexions redondantes, une assistance gratuite, des antivirus et des filtres anti-spam, etc.

    Du fait que vous ne devez pas investir dans du matériel ou des logiciels, et de par son seuil d’accès bas, ce produit est accessible à de très nombreuses petites entreprises. Vous pouvez augmenter l’espace disque, ainsi que les utilisateurs, en fonction du succès de votre entreprise.

    Webidees Hosted SharePoint est couplé à plusieurs interfaces Windows existantes que vous pouvez utiliser via courriel, un navigateur et d’autres applications. Cela permet aux utilisateurs de SharePoint de se sentir immédiatement à l’aise et de se familiariser rapidement avec SharePoint. De plus, avec SharePoint designer, vous pouvez intégrer votre style maison dans l’entièreté du site (c-à-d. de l’environnement) SharePoint.

    Là où auparavant il fallait utiliser des dizaines d’applications différentes, vous pouvez désormais effectuer les mêmes tâches au sein d’une seule et unique plate-forme centrale : l’hébergement SharePoint 2007. En outre, vous pouvez facilement coupler ces différents modules (calendrier, gestion des tâches, blogues, wiki, enquêtes, organisation d’événements, etc.) entre eux. Par le biais de cette centralisation, vous pouvez créer un environnement familier et y coupler d’autres applications. Ainsi, vous augmentez votre productivité au sein de votre entreprise. De plus, vous stimulez ainsi le travail d’équipe. Du fait que les utilisateurs trouvent plus rapidement ce qu’ils cherchent, ils prennent plus de plaisir à travailler.

    Il est possible de placer sur l’intranet certaines données de l’entreprise qui seront fréquemment utilisées. Ainsi, vous évitez de devoir travailler avec différentes versions. Voici un exemple concret : imaginez que dans certains documents, vous souhaitiez afficher le nombre de vos clients et vos références. En plaçant ces informations sur le site SharePoint, chaque utilisateur de SharePoint dispose des données les plus récentes. De plus, il est prévu que vous puissiez conserver ces textes dans plusieurs langues.

    Vous pouvez coupler Hosted SharePoint à plusieurs applications Windows telles que Microsoft Office. Si vous utilisez également Exchange hébergé via Webidees, vous pouvez – au moyen des mêmes identifiants – accéder tant à votre boîte de courriel Exchange qu’à votre espace SharePoint. De plus, vous pouvez synchroniser vos documents les plus importants avec votre client Outlook.

    Hosted SharePoint inclut une fonction de recherche de documents extrêmement puissante. Le moteur de recherche balaye même le contenu de vos fichiers. Imaginez que vous cherchiez p.ex. un numéro de compte bancaire qui est repris quelque part dans un document Word ou PDF. Via la fonction de recherche, vous pouvez rechercher ce numéro à l’intérieur de vos documents.

    SharePoint organise vos informations selon vos besoins. Vous choisissez vous-même les informations qui seront visibles pour telle personne ou telle équipe de projet en attribuant des permissions. De cette manière, les documents, les images, les coordonnées de contact, les favoris, etc. seront tous attribués au groupe cible visé. Ce groupe pourra alors travailler sur un même document ou sur les mêmes fichiers, sans risque qu’un collaborateur écrase le travail d’un autre collaborateur. La fonction de versionnage permet la création de deux versions qui ne se chevauchent pas.

    Avec Hosted SharePoint 2007, il est même possible de partager des informations avec des personnes externes, comme p.ex. vos clients ou vos fournisseurs. Vous déterminez vous-même le niveau auquel ces personnes externes ont accès et les documents qu’ils pourront consulter (p.ex. des catalogues et des manuels d’utilisation).